日記10/2の2

そういえば、週の半ばでWordについて書こうとか言ってたんで書きましょう(笑)。チラシみたいなものを作るときに、ExcelやPowerpointを使う人が多いんですが、オメエラWord使えや、というの。

まあ、あくまでもMicrosoft Officeしか持っていない&それしか使えない人向けですが、どうも入ってくる仕事を見ているとそういう人も相当大勢いるようですので。フツーの会社のフツーの営業の人とかが自分でチラシとか作ったりとかね。IllustratorとかIndesignとかQuarkXpressが使える人はそっち使いましょう。当たり前ですが。「そもそもWordだってCMYKのデータ扱えないから印刷に使うなんてちゃんちゃらおかしい」とかそういう意見は受け付けません(笑)。

※ワタシはWord2000しか使ってませんので、2000を前提に話を進めます。まあ、メニューの位置とかは変わっているかも知れませんが基本的に同じことは2002(XP)でも2003でもできるでしょ。

というわけで。前にも書きましたが、

「そもそも何故プリント物を作るのにExcelやPowerpointを使う人が多いのか?」

Excelは、まあ表計算ソフトですから、最初からセルで全体が区切られています。そうなると、表組みがやりやすい。Wordと違って比較的昔のワープロ感覚で表が書けますから、別に計算をするような内容じゃないのにExcelを使う人はいまだに多いです。あと、移動の単位がセルごとですからシロートにも分かりやすい。で、ついでに画像なんかも置いちゃったりして。

Powerpointはプレゼンテーションソフトです。プレゼンテーションソフトとは何かというと、プレゼンテーションをするためのソフトなんですが(笑)、まあかなりぶっちゃけた言い方をすれば、紙芝居を作るソフトと言ってもいいでしょう。「スライド」と呼ばれる白紙の上にテキストや画像なんかを置いていって、何枚も何枚もそれをめくるように人前で見せる資料を作るものです。で、最初から色んなモノを配置するということが前提にされていますので、まあモノが置きやすい。ほいほいと感覚だけで見た目がそれっぽいものが作れてしまいますので、別にプレゼンをしないのに紙で出力するためのものをPowerpointで書く人が多い。

「じゃあ、何故こいつらではダメなのか?」

Excelは、表計算をするためのソフトです。Powerpointは、プロジェクターなんかを使って人前でプレゼンテーションをするためのソフトです。どちらも紙の上にプリントすることが前提ではありません。また、マイクロソフトも上記のような使い方をしている人が多いのを知っているか知らないのかワタシには分かりませんが、プリントする上で便利な機能をこれらに搭載する気はいまだになさそうです。

では、具体的に何がダメか。

【Excel】
見た目とプリント結果が違いすぎます。どこで改行されるか、どこまでの文字がセルに収まって、どこからが切れてしまうのか。何故これをいつまで経っても直す気が無いのかワタシは知りませんが、とにかくこういったことがかなり起こります。印刷プレビューではプリントされるものと同じ状態で画面に出ますので、こまめに確認をしていけばいいことではありますが、正直面倒くさすぎるでしょう。切れてしまった文字を見落とす可能性も充分あります。また、ウチみたいなところに持ち込んでプリントする場合、環境によっても文字の改行位置だとかが変わってしまったりもします。

もう一つ、セルには上下左右に枠の線をつけることができますが、テキストボックスや図形描画のオブジェクトでは枠線の太さはポイント単位でそれなりに細かく指定できるものの、セルの枠線の太さは選択肢が少なすぎる上に、ちょうどいいのが無い。細すぎるのと太すぎるのしかありません(笑)。細すぎる線はレーザープリンタの性能が悪いとすぐ切れ切れの線になっちゃいますし、太すぎるのはみっともないです(太すぎる線は効果的に使わないとすぐ素人っぽくなっちゃうと個人的には思う)。

【Powerpoint】
出力されるものが環境に左右されすぎます。Officeの中で一番ひどい。いまだにワタシもあの「スライドの大きさ」ってものがどう扱われているのかよく分かりません。ひどいのは、プレースホルダの書式設定で「解像度に合わせてサイズを変更する」のチェックをはずしておかないと(デフォルトではon)文字の大きさとかまで勝手に変わってしまうようなことがあったりすることもあることです。図形描画のオブジェクトにあとからテキストを追加したような場合も、適切な大きさに枠を取っておかないと他の環境で改行位置が変わって行が増えてしまったために最後の行が切れたり…とかすぐなります。このソフトは、基本的に最初にデータを作ったパソコン以外で見るべきで無いと思います。何人かで分担して作られたようなデータなどもう最悪。

「Wordのメリットは?」

さすがにWordは文字をたくさん書いてプリントするためのソフトですので、上記二つには無い決定的な機能があります。
メニューの「書式」→「フォント」から「文字幅と間隔」タブを開いてください。今までここを見たことありましたか?さすがに何百ページもの文章を一文字一文字見るのは不可能に近いですが、単ページもののチラシのような場合は、文字をうまく配置するために非常に便利です。
「倍率」は文字の横の幅を太らせたりやせさせたりするもので、「文字間隔」は文字と文字の幅を広くしたり狭めたり。「位置」はほとんど使うことは無いと思いますが、標準の高さから上げたり下げたりさせます。

例えば、表組みなどの狭い場所に文字を押し込むとき。半角カナを使う人が多いですが、半角カナは濁点半濁点が一文字扱いなので非常に美しくない。半角カナを使うくらいなら、全角で打って「倍率」を50%にする方が1000倍マシです。まあ実際50%にまで落としてしまうのも結構みっともないもんですが。せいぜい70%?120%くらいがいいとは思います。

あと、MS明朝なんかは標準では文字間が広めな気もしますので、0.3ptくらい「文字間隔」を詰めるのもいいと思います。「ページ設定」で「文字数と行数を指定」してしまうのはやめた方がいいと思います。「行数だけ指定」して、文字間隔は「文字間隔」で使っているフォントが綺麗に見える幅を見つけて、あとは自然に任せる方がいいでしょう。文字数と行数を両方指定するのは大学のレポートなんかで阿呆な教授が「1ページ○○文字で」と指定してしやがったときだけにしましょう。

ちなみに、上は後から指定するためのメニューなので、これを標準にするには「ファイル」→「ページ鐔nィュ定」から「フォントの設定」というボタンを押すと、同じダイアログが出てくるのでそちらで指定してください。

もう一つのメリットは「環境が変わった際に、中身が変化してしまう被害が一番小さい」ということです。違う環境で出力されることを意識してデータを作れば、かなりどこ行ってもそのまま出力できるものが作れると思います。

基本的にはExcel・Powerpointに対するメリットはまあこれくらいですが、これが大きい。これは他の二つには絶対に出来ませんから。

【でも、Wordでは○○できないじゃん】

それは知識が無いだけです。こと「プリントするための文書を作る」ということに関しては、Excel・Powerpointでは出来るけどWordでは出来ないという機能はありません。

・Powerpiontではテキストボックスや図形描画で描いたものの真ん中にテキストが配置されるのに、Wordではできないじゃん!
→確かにその機能そのものはありませんが、枠内の上下左右の余白を変えることはできます。上の余白を変えれば、ちょうど枠内の中央にテキストが来るようにもできます。面倒臭いと言うのなら、Powerpointで描いてそのあとWordに張り付けましょう。

・Wordじゃ表組みが面倒くさい!
→美しさなんてどうでもいいから簡単に表組みを作りたいのなら、Excelで書いてもいいですけど、そのあとWordに張り付けてからプリントしましょう。でも、Wordの表組みなら線の太さもExcelよりは選べます。文字の幅や倍率をいじることも出来ます。美しく作りたいなら面倒くさくてもWordの表組みを使うべきです。

・表計算やグラフはできないじゃん!
表計算ソフトじゃないんだから当たり前です。Excelで作って、Wordに張り付けます。もちろん、単一の表計算やグラフだけというのならExcelでプリントしたっていいんです。表やグラフに加えて絵だの文章だのを色々組み合わせて何かを作るときは最終的にはWordの上に貼るべきなのです。

・画像とか図形描画のオブジェクトが好きなところに置けない!
→多分、Powerpointを使っている人はこの思いこみが一番大きいんだと思います。Powerpointではオブジェクトはどこにでも(スライド外にでも(笑))置けますからね。でも、問題ありません。オブジェクトを右クリックして、「オブジェクトの書式設定」を出してください。「レイアウト」タブを選択すると、「折り返しの種類と配置」というのがありますね。これを「前面」か「背面」にすれば、ページ上の好きなところにオブジェクトを配置できるようになります。紙の余白すら無視できてしまうので、プリンタの余白外に置かないように注意してください。他のオブジェクトや文字と重なったときの「何が上に来るか」の順番は、オブジェクトを右クリックして「順序」メニューから選ぶことができます。普通に文字が絵を回り込むようにしたいときは「行内」「四角」「外周」の中から試してください(メニューでは単に一列に並んでいますが、この三つと「前面」「背面」の二つは文字を考慮して移動するか文字を無視して移動するかの決定的な違いがあります)。

とりあえずこんなところでしょうか。

あと二つほどちょっとしたことを。

・Officeアプリ同士でのコピー&ペーストに関して
 普通は、対象のオブジェクトを選択して「コピー」(CTRL+C)か「カット」(CTRL+X)して、張り付ける先で「ペースト」(CTRL+V」しますね。ところが、MS Officeのアプリには全て「形式を選択して貼り付け」というメニューがあります。実際何かをコピーしたあとこれを選んでみると、「Microsoft??オブジェクト」や「ピクチャ」「拡張メタファイル」などの名前がズラッと並びます(何が表示されるかは、何をコピーしたかによって変わる)。用途によって使い分けましょう。まあ正直ワタシもちゃんと説明できるほどこれに関する知識が無いんで、色々試してちゃんと出力されるやつを使っているような状態ですが。

「Microsoft??オブジェクト」は、元の形式のまま張り付けます。ダブルクリックすれば、元のアプリに戻って中身を再編集することもできます。ただし、元のアプリの特性(ズレる、とか…)をそのまま受け継ぎます。

「図(拡張メタファイル)」は、よく分からん形式ですが、文字は文字として、画像は画像として、線などのオブジェクトはベクトル画像として格納される(と思う)形式です。「ビットマップ」と違うのは、拡大縮小が綺麗に出来るということです。ただし、場合によっては文字がズレたりすることもあります。再編集はできません(右クリックして「図の編集」は選択できますが、やってしまうと中身がほぼ間違いなくグチャグチャになってしまう)。

「ビットマップ」は、完全に一枚の画像として張り付けます。もちろん再編集はできませんし、文字などはあまり細かい画像にはなりませんので見た目はきれいにはなりませんが、中身がズレたりすることはあり得ません。

「図」も上と似たようなもんみたいですが、何だかよくわかりません。拡大縮小はできるんですが、文字がヘンになったりします。何に使うのかねえ。

他にもありますが、とりあえず最初の三つを使い分けすればいいと思います。Excelのシートやグラフ、Powerointのスライドを張り付けるとき中身がおかしくならなければ「Mircosoft???オブジェクト」、ヘンなら「拡張メタファイル」を試して、どっちもダメなら諦めて「ビットマップ」という風に。それ以外のものなら普通に「ペースト」でいいと思います?

・オブジェクトの移動単位に関して
画像や図形描画のオブジェクトなどを動かすとき、デフォルトでは、移動単位は「グリッドに合わせる」となっています。グリッドとは見えないマス目のようなもので、これの半分単位が基準です。文字に合わせた基準になっているので普通はグリッド単位の移動でも構わないと思いますが、もっと細かく移動したいときもあるでしょう。そういうときは「図形描画」のツールバーを出して、「図形の調整」→「グリッド」を選びます。標準では「描画オブジェクトをグリッド線に合わせる」にチェックが入っていますが、これを外せば自由に動かせるようになります。また、「図形オブジェクトをほかのオブジェクトに合わせる」という項目もありこちらは普段はチェックが入っていませんが、これをonにすると、あるオブジェクトを移動しているときに他のオブジェクトに近づくと吸い付けられるようにピタッとくっつけることができるようになります。両方をonにすることもできます(両方の効果が出る)。

ひとまず思いついた綵n→ころはこんなもんですかねえ??。あーしんど(笑)。

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